Matériel pour un événement en extérieur : la checklist des indispensables

Organiser un événement en plein air demande une planification minutieuse et une attention particulière à certains détails pour garantir le confort et le succès de l’événement.

Qu’il s’agisse

• d’un évènement privé : un mariage, un anniversaire, une communion, une soirée privée ou publique, une baby-shower, ou une grande réunion de famille.
• ou d’un évènement professionnel : un séminaire, une fête d’entreprise, un congrès, un lancement de produit, un team building, un gala, un cocktail, une journée porte ouvertes, un salon, une formation, un workshop, une inauguration, un networking,

voici une checklist des éléments indispensables pour assurer le bon déroulement de votre événement en extérieur.

1. Chapiteau et tonnelle

Le premier élément à prévoir pour un événement en plein air est le chapiteau ou la tente de réception. Ces structures jouent un rôle fondamental : elles protègent vos invités des intempéries telles que la pluie, le vent ou même une chaleur intense, tout en créant un espace accueillant et chaleureux. Elles peuvent aussi servir à délimiter des zones spécifiques pour structurer l’événement. Il existe plusieurs options en fonction du nombre d’invités et du style de votre événement :

• Tentes Pagodes et Canopys : Idéales pour des événements de petite taille ou pour créer des zones spécifiques comme les buffets, les bars ou les stands d’animation. Elles apportent une touche élégante et conviviale à vos espaces. Nous proposons différentes tailles afin de convenir parfaitement à vos besoins.
• Chapiteaux : Parfaits pour des réceptions importantes avec de nombreux convives, ils permettent de créer une grande salle de réception sous laquelle installer des tables, des chaises et des espaces de danse.
• Tentes Stretch ou Starsade : Pour un look plus moderne et élégant, ces tentes offrent une couverture esthétique tout en restant très fonctionnelles. Elles sont parfaites pour ajouter une dimension sophistiquée à vos événements tout en permettant à vos invités de profiter de l’extérieur.

N’oubliez pas de prévoir des parois latérales pour protéger davantage vos convives du vent ou d’éventuelles averses. L’installation de planchers sous les tentes est aussi recommandée pour offrir une meilleure stabilité et éviter que les invités ne marchent sur un sol irrégulier ou boueux.

2. Mobilier de location pour l’accueil des invités : confort et style

Le mobilier est un autre élément crucial à prévoir. Le mobilier est une composante cruciale de la réussite de votre événement. Le choix du mobilier doit être fonctionnel mais également esthétique pour correspondre au thème et au style de l’événement. Voici quelques éléments incontournables à prévoir pour l’accueil de vos invités

• Tables et chaises : Choisissez-les en fonction du style que vous souhaitez donner à votre événement (bois rustique, métal moderne, plastique pratique, ou lounge chic) et du format de l’événement (tables rondes pour des repas assis, mange-debout pour des cocktails, tables rectangulaires pour des conférences, etc.). Pour un maximum de confort, pensez à la qualité des assises et à leur disposition dans l’espace.
• Bars mobiles, comptoirs et frigos : Ces éléments sont essentiels pour gérer le service des boissons et de la restauration. Choisissez entre un bar classique, ou faites parler votre originalité ! Nous proposons des bars en bois, des bars led lumineux et des bars en bois lumineux.
• Canapés, fauteuils ou poufs pour créer des espaces détente confortables.

L’agencement des espaces doit permettre une circulation fluide entre les différentes zones tout en maximisant le confort des invités.

3. Matériel audiovisuel : assurer une animation sans fausse note

L’animation et l’ambiance de votre événement repose en grande partie sur le matériel audiovisuel. Que ce soit pour des discours, de la musique ou des présentations visuelles, vous devez disposer d’équipements fiables et adaptés à vos besoins :

• Systèmes de sonorisation : Il est primordial de prévoir une bonne installation sonore pour que les discours ou les animations musicales soient parfaitement audibles. Optez pour des enceintes de qualité adaptées à la taille de votre événement et à la configuration des lieux.
• Micros sans fil et haut-parleurs : Il faut s’assurer que tout le monde puisse entendre. Les micros sans fil garantissent une liberté de mouvement et permettent à vos orateurs ou animateurs d’interagir plus facilement avec le public, même en extérieur.
• Écrans géants ou projecteurs : Si vous avez prévu de diffuser des vidéos, des présentations ou des contenus visuels, ces équipements sont essentiels. Assurez-vous d’avoir des supports adaptés pour garantir une bonne visibilité, même en extérieur.

N’oubliez pas de prévoir une alimentation électrique suffisante et de sécuriser les câbles pour éviter les accidents. Si votre événement se déroule sur un terrain éloigné des sources d’électricité, pensez à louer des groupes électrogènes pour assurer une alimentation continue.

4. Éclairage adapté pour les soirées

L’éclairage est un élément clé, surtout si votre événement se prolonge en soirée. Il joue un double rôle : garantir la sécurité des invités en éclairant les zones stratégiques, tout en créant une ambiance agréable et conviviale. Voici les principaux types d’éclairage à prévoir :

• Guirlandes lumineuses : Elles apportent une touche chaleureuse et festive, parfaite pour des mariages ou des réceptions décontractées.
• Spots LED : Utilisés pour éclairer les allées, l’entrée et les zones clés de l’événement, les spots LED sont économiques et offrent une grande flexibilité d’utilisation.
• Projecteurs puissants : Si vous avez prévu une scène ou des zones d’animation, les projecteurs seront indispensables pour une bonne visibilité, notamment pour les spectacles ou les concerts.

L’éclairage ne doit pas être négligé, surtout si l’événement dure après la tombée de la nuit. Optez pour des éclairages économiques comme les LED pour limiter la consommation d’énergie.

5. Chauffages pour votre évènement

Même en été, les soirées peuvent parfois être fraîches, surtout en extérieur. Il est donc indispensable de prévoir des chauffages adaptés. Voici quelques options à considérer :

• Chauffages à gaz ou électriques : Ils sont efficaces pour réchauffer les espaces sous les chapiteaux ou dans les zones de restauration. Leur puissance doit être choisie en fonction de la taille de l’espace à chauffer.
• Braseros ou chauffages de terrasse : En plus de fournir de la chaleur, ces équipements créent une ambiance chaleureuse et conviviale, idéale pour des soirées à l’extérieur.

N’oubliez pas de calculer le nombre de chauffages en fonction de la taille de l’espace et du nombre d’invités.

6. Affichages et signalétiques : guider vos invités efficacement

Une bonne signalétique est essentielle pour guider vos invités et leur permettre de se déplacer facilement d’une zone à l’autre. Voici les différents éléments de signalisations auxquels penser :

• Affiches directionnelles : Elles doivent indiquer clairement les espaces importants comme l’accueil, le bar, les toilettes, le parking ou les zones d’animation.
• Panneaux d’affichage : Utilisés pour communiquer des informations clés comme le programme de la journée, les horaires ou les consignes de sécurité.
• Totems et roll-ups : Parfaits pour afficher des informations promotionnelles ou des logos, ils contribuent à la communication visuelle de l’événement.

Assurez-vous que les affichages soient bien visibles et placés de manière stratégique dans l’espace.

7. Activités et animations sur évènement : divertissements pour petits et grands

Un événement réussi inclut souvent des animations pour divertir les invités. Voici quelques idées pour tous les âges :

• Châteaux et animations gonflables pour les enfants. C’est toujours un succès pour les plus jeunes, ils permettent de les divertir tout en garantissant leur sécurité.
• Jeux en bois géants : Ces activités ludiques conviennent à tous les âges et sont parfaites pour des moments ludiques et de détente.
• Photobooths ou cabines photo : Offrez à vos invités la possibilité de repartir avec des souvenirs personnalisés de l’événement grâce à des photos instantanées.

Pensez à inclure des animations adaptées à l’âge et aux préférences des tous les participants.

8. Cuisine : matériel et gestion des déchets

La gestion de la restauration est composantes clé de tout événement. Pour garantir un service fluide, il est important de prévoir le bon matériel de cuisine et de gestion des déchets :

• Matériel de cuisine : Si vous prévoyez de servir des repas, des cuisines mobiles ou des food trucks peuvent être indispensables. Pensez aussi à louer des réfrigérateurs, congélateurs et fours pour stocker et préparer les aliments sur place.
• Poubelles et gestion des déchets : Il est crucial d’anticiper la gestion des déchets. Prévoyez des poubelles en nombre suffisant et réparties dans des points stratégiques. Optez de préférence pour des poubelles avec tri sélectif afin de gérer les déchets de manière écologique.

Anticipez également les besoins spécifiques des traiteurs et cuisiniers pour garantir une bonne fluidité du service.

9. Préparer un plan B pour la météo

La météo est souvent l’un des plus grands défis pour les événements en plein air. Voici quelques conseils pour éviter les imprévus :

• Chapiteaux et canopy : Prevoyez des abris supplémentaires au cas où la pluie ou le vent se lèveraient.
• Planchers ou sols en dur : Ceux-ci sont à rajouter sous les tentes pour éviter les sols boueux en cas de pluie.
• Groupes électrogènes : Afin de pouvoir pallier les coupures de courant en extérieur.

Le but est de minimiser les risques afin de garder la situation sous contrôle.

10. Logistique et gestion des imprévus

L’organisation d’un événement en plein air nécessite une logistique bien rodée pour éviter les imprévus. Il est également judicieux de faire appel à des professionnels de la location et/ou de l’origination qui peuvent vous conseiller sur les équipements spécifiques à vos besoins.

En bref

Pour réussir un événement en plein air, il est essentiel de bien anticiper et de disposer du matériel adapté. Des chapiteaux aux chauffages, en passant par le mobilier et l’éclairage, chaque élément contribue à créer une ambiance agréable et fonctionnelle. N’oubliez pas de planifier en amont un plan B pour la météo et de prévoir une logistique solide afin d’éviter les mauvaises surprises.

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